المبادئ الأربعة لإدارة الوقت

الأربعة Ds لإدارة الوقت هي أ إستراتيجية يساعد الفرد على تمييز ما إذا كانت مهمة أو تنفيذ المشاريع يستحق استثمار الوقت. تتألف Ds الأربعة من Do ، والتأجيل (التأخير) ، والمفوض ، والحذف (الإفلات).

مكون	الوصف
تعريف	الأربعة عناصر لإدارة الوقت هي إطار يستخدم لتحديد أولويات المهام والأنشطة بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. فهو يساعد الأفراد على اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية تخصيص وقتهم بشكل فعال لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية وتحقيق أهدافهم. تمثل العناصر الأربعة أربع فئات: القيام، والتأجيل، والتفويض، والحذف.
الفئات (أربعة Ds)	- القيام به: المهام والأنشطة في هذه الفئة عاجلة ومهمة. إنها تتطلب اهتمامًا فوريًا ويجب إكمالها على الفور. غالبًا ما تتوافق هذه المهام مع الأهداف ذات الأولوية العالية والمواعيد النهائية الحاسمة. - تأجيل: المهام في هذه الفئة مهمة ولكنها ليست بالضرورة عاجلة. ويمكن تأجيلها إلى وقت لاحق أو جدولتها للحظة أكثر ملاءمة. قم بتأجيل المهام للتركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا. - مندوب: المهام التي يمكن إسنادها للآخرين تقع ضمن هذه الفئة. وهي عادةً ما تكون مهمة ولكنها قد لا تتطلب مشاركتك الشخصية. يحرر التفويض وقتك للمهام ذات الأولوية الأعلى. - حذف: المهام والأنشطة التي ليست عاجلة ولا مهمة ينبغي اعتبارها قابلة للحذف. فهي غالبًا ما تكون مضيعة للوقت ومشتتات يمكن التخلص منها لتحرير وقت ثمين.
آلية العمل	1. القيام به: تحديد الأولويات ومعالجة المهام العاجلة والمهمة. ركز على إكمال هذه المهام بكفاءة. 2. تأجيل: حدد المهام المهمة ولكنها ليست عاجلة على الفور. حدد موعدًا لهم في الوقت الذي يمكنك فيه منحهم الاهتمام الذي يستحقونه. 3. مندوب: التعرف على المهام التي يمكن للآخرين التعامل معها بفعالية. تفويض هذه المهام للأفراد أو الفرق المناسبة. 4. حذف: تخلص من المهام والأنشطة التي لا تساهم في تحقيق أهدافك أو رفاهيتك. تجنب إضاعة الوقت في المهام غير الأساسية أو ذات القيمة المنخفضة.
المميزات	- وتحسين الإنتاجية: تساعد العناصر الأربعة الأفراد على تخصيص وقتهم للمهام الأكثر أهمية، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية. - ادارة الوقت بفاعلية: فهو يسهل إدارة الوقت بشكل أفضل من خلال تصنيف المهام على أساس إلحاحها وأهميتها. - تقليل الإجهاد: إن تحديد الأولويات ومعالجة المهام العاجلة يقلل من التوتر ويمنع الاندفاع في اللحظة الأخيرة. - تحقيق الهدف: من خلال التركيز على المهام الهامة، يمكن للأفراد إحراز تقدم نحو أهدافهم وغاياتهم.
عيوب	- الإفراط في التفويض: قد يؤدي الإفراط في تفويض المهام إلى حدوث مشكلات إذا كان الأفراد المفوضون يفتقرون إلى المهارات أو الموارد اللازمة. - الاستعلاء: إن الالتزام الصارم بالعناصر الأربعة قد لا يأخذ في الاعتبار الظروف غير المتوقعة أو التغييرات في الأولويات. المرونة مطلوبة في بعض الأحيان. - الذاتية: يمكن أن يكون تحديد مدى إلحاح المهام وأهميتها أمرًا ذاتيًا وقد يختلف من شخص لآخر. - استهلاك الوقت: يمكن أن تستهلك عملية تصنيف المهام الوقت إذا لم تتم بكفاءة.
التطبيقات	- مكان العمل: تُستخدم العناصر الأربعة على نطاق واسع في عالم الأعمال لمساعدة الموظفين والمديرين على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية بفعالية. - إدارة الوقت الشخصي: يستخدم الأفراد هذا الإطار لإدارة جداولهم اليومية والتركيز على الأهداف المهمة وتقليل الوقت الذي يقضيه في الأنشطة غير المنتجة. - إدارة المشاريع: غالبًا ما يطبق مديرو المشاريع المبادئ الأربعة لتخصيص الموارد وتحديد أولويات مهام المشروع. - الإعدادات الأكاديمية: يمكن للطلاب استخدام هذا النهج لتحقيق التوازن بين الدورات الدراسية والواجبات والأنشطة اللامنهجية. - أدوات إدارة الوقت: تتضمن بعض أدوات وتطبيقات إدارة الوقت العناصر الأربعة كميزة لمساعدة المستخدمين على تحديد أولويات المهام.

جدول المحتويات

فهم المبادئ الأربعة لإدارة الوقت

الوقت: إدارة مهم لأي الأعمال ، بغض النظر عن العالمية أو المنهجية المعنية.

خلقت الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي ثقافة في مكان العمل تشجع على المشاركة المستمرة.

في المقابل ، يستغرق هذا وقتًا ثمينًا بعيدًا عن المهام الحرجة التي تساهم في النتيجة النهائية.

الوقت: إدارة مهم بشكل خاص للموظفين الإداريين الذين يجب عليهم الفرز من خلال العديد من الطلبات والطلبات يوميًا.

في الواقع ، تضمن قدرة المدير على تحديد أولويات المهام أن تستمر المبادرات والمشروعات والمنظمات في التحرك في الاتجاه الصحيح.

تشجع المبادئ الأربعة لإدارة الوقت الأفراد على استخدام وقتهم بحكمة من خلال مواءمة المهام مع الأهداف الشخصية أو التنظيمية.

إنه نهج مشابه لـ Eisenhower Box ولكن بدون المساعدة البصرية لمصفوفة.

In الأعمال يقال أن الوقت هو المال. كيف يمكن للأفراد مساعدة الشركات على تجنب فقدان هذا المورد القيم؟

الفئات الأربع للإدارات الأربعة لإدارة الوقت

قبل التصرف بناءً على طلب معين ، يشجع هذا الإطار الفرد على تصفية الطلب وفقًا لإحدى الفئات الأربع:

Do

هذه هي المهام التي تستغرق بضع دقائق لإكمالها وبالتالي بناء الزخم نحو إكمال المشاريع الأكبر.

تشمل الأمثلة الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة مكالمة هاتفية مهمة للعميل.

تأجيل (تأخير)

كما يوحي الاسم ، من الأفضل إيقاف هذه المهام مؤقتًا. بمعنى آخر ، لا يلزم إكمالها على الفور ويجب جدولتها وفقًا لذلك.

على سبيل المثال ، المدير الذي يعقد اجتماعًا في نهاية الشهر يجب ألا يقضي أي وقت قبل أسابيع في تنظيم الدعوات أو إنشاء جدول أعمال.

يمكن قول الشيء نفسه بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي وصلت للتو في صندوق الوارد. إذا لم تكن عاجلة ، فيمكن معالجتها في وقت آخر.

مندوب

القدرة على تفويض المهام للآخرين هي مهارة يتم التغاضي عنها في كثير من الأحيان في الوقت المناسب إدارة.

يختار الكثيرون عدم التفويض بسبب النقص الملحوظ في مراقبة أو الموارد.

ولكن مهما كان السبب ، فإن الحقيقة هي أن معظم المهام يمكن تفويضها للآخرين.

يجب تفويض أي مهمة يجب إكمالها ولكنها مضيعة لمهارة الفرد أو خبرته إلى شخص آخر.

حذف (إسقاط)

يعني حذف المهام أن تكون قاسًا في تحديد أولويات المهام.

عند مواجهة طلب أو طلب ، يجب على الفرد التفكير فيما إذا كان يتطابق مع الوصف الوظيفي الخاص به.

علاوة على ذلك ، من الذي سيستفيد أو يعاني من قبول الوظيفة أو رفضها؟

تذكر أن مهمة معينة يجب أن تحرك الفرد دائمًا نحو النتيجة المرجوة.

الوجبات الرئيسية

تساعد المبادئ الأربعة لإدارة الوقت الفرد على تمييز ما إذا كانت المهمة أو الطلب أو الطلب يستحق استثمار وقته.
الأربعة Ds لإدارة الوقت مهمة بشكل خاص لـ المنتج المديرين الذين يجب عليهم التأكد من أن المهام تتماشى مع الأهداف والغايات الشخصية أو الشركة.
الأربعة Ds لإدارة الوقت هي القيام ، والتأجيل ، والتفويض ، والحذف. تشجع كل فئة من الفئات الأربع الفرد على تصفية الطلبات أو المهام قبل العمل عليها.

الملامح الرئيسية لأربعة Ds لإدارة الوقت

أهمية إدارة الوقت: الوقت: إدارة أمر بالغ الأهمية للشركات في أي العالمية، لأنه يضمن استخدام الوقت الثمين بكفاءة ، مما يساهم في تحقيق النجاح التنظيمي.
الإنترنت والمشاركة المستمرة: خلقت الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي ثقافة في مكان العمل تشجع على المشاركة المستمرة ، والتي يمكن أن تصرف انتباه الأفراد عن المهام والأولويات الحاسمة.
الأولوية للمديرين: الوقت: إدارة مهم بشكل خاص للموظفين الإداريين الذين يتعاملون مع العديد من المطالب والطلبات يوميًا. يسمح تحديد أولويات المهام للمديرين بإبقاء المبادرات والمشاريع على المسار الصحيح.
إطار العمل الرباعي: تتكون العناصر الأربعة لإدارة الوقت من أربع فئات لتصفية المهام والطلبات: القيام ، والتأجيل (التأخير) ، والتفويض ، والحذف (الإفلات).
القيام به: المهام في فئة "المهام" سريعة ويمكن إكمالها في بضع دقائق. إنها تبني الزخم نحو مشاريع أكبر وقد تشمل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة مكالمات العملاء المهمة.
تأجيل (تأخير): يمكن إيقاف المهام في فئة "تأجيل" مؤقتًا وجدولتها في وقت لاحق. على سبيل المثال ، يمكن معالجة رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة في وقت أكثر ملاءمة.
مندوب: تفويض المهام هو مهارة أساسية لوقت فعال إدارة. يجب إسناد المهام التي لا تتطلب خبرة الفرد المحددة للآخرين.
حذف (إسقاط): يعني حذف المهام إعطاء الأولوية بلا رحمة. يجب رفض المهام التي لا تتوافق مع الوصف الوظيفي أو لا تساهم في النتائج المرجوة.
مواءمة المهام مع الأهداف: تشجع المبادئ الأربعة لإدارة الوقت الأفراد على مواءمة المهام والطلبات مع الأهداف والغايات الشخصية أو التنظيمية.
مفيد لمديري المنتجات: إطار العمل مفيد بشكل خاص ل المنتج المديرين ، ومساعدتهم على التأكد من أن المهام والمتطلبات تتماشى مع أهداف الشركة.

المفاهيم ذات الصلة	الوصف	متى التقدم
تقنية الطماطم	• تقنية الطماطم هي طريقة لإدارة الوقت تتضمن تقسيم العمل إلى فترات زمنية، عادةً ما تكون مدتها 25 دقيقة، مفصولة بفترات راحة قصيرة. بعد الانتهاء من أربع فترات، خذ استراحة أطول. تساعد هذه التقنية على تحسين التركيز والإنتاجية من خلال العمل على دفعات قصيرة مع فترات راحة منتظمة.	- تعزيز التركيز: استخدم تقنية البومودورو لتحسين التركيز وتقليل التشتيت أثناء جلسات العمل. - إنجاز المهمة: قم بتطبيق التقنية لتقسيم المهام إلى أجزاء يمكن التحكم فيها وتتبع التقدم بشكل أكثر فعالية. - إدارة الوقت: استخدم تقنية بومودورو لتخصيص الوقت بكفاءة والحفاظ على عبء عمل متوازن طوال اليوم.
ايزنهاور ماتريكس	• ايزنهاور ماتريكس هو إطار عمل لتحديد الأولويات يصنف المهام إلى أربعة أرباع بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها: القيام أولاً (عاجل ومهم)، والجدول الزمني (مهم ولكن ليس عاجلاً)، والتفويض (عاجل ولكن ليس مهمًا)، والحذف (غير عاجل ولا مهم). تساعد هذه الطريقة الأفراد على التركيز على المهام ذات الأولوية العالية وتقليل الوقت الذي يقضونه في الأنشطة ذات القيمة المنخفضة.	- تحديد أولويات المهمة: استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولويات المهام وتخصيص الوقت والموارد بناءً على أهميتها وإلحاحها. - اتخاذ القرار: قم بتطبيق المصفوفة لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المهام التي يجب معالجتها أولاً وكيفية الاستفادة المثلى من الوقت والطاقة المتاحين. - تحسين سير العمل: استخدم مصفوفة أيزنهاور لتبسيط سير العمل وتحسين الإنتاجية من خلال التركيز على الأنشطة عالية التأثير.
حجب الوقت	حجب الوقت هي تقنية لإدارة الوقت تتضمن جدولة فترات زمنية محددة لمهام أو أنشطة مختلفة على مدار اليوم. من خلال تخصيص فترات زمنية مخصصة لمختلف المهام، يمكن للأفراد إدارة وقتهم بشكل أفضل، والحفاظ على التركيز، وتحقيق الأهداف بشكل أكثر كفاءة.	- تنظيم المهمة: استخدم ميزة "حظر الوقت" لتنظيم الجداول اليومية وتخصيص الوقت للأنشطة المختلفة، مما يضمن حصول جميع المهام على الاهتمام وإكمالها في الوقت المحدد. - تعزيز الإنتاجية: قم بتطبيق هذه التقنية لتقليل عوامل التشتيت والانقطاعات من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة خلال فترات زمنية محددة. - تحقيق الهدف: استخدم تحديد الوقت لتكريس جهد متسق لتحقيق الأهداف والمشاريع طويلة المدى، وتحقيق تقدم مطرد مع مرور الوقت.
الأهداف الذكية	الأهداف الذكية هي أهداف محددة وقابلة للقياس والتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً تساعد الأفراد والفرق على توضيح أولوياتهم وتتبع التقدم وتحقيق النتائج المرجوة. من خلال تحديد أهداف SMART، يمكن للأفراد وضع أهداف واضحة ووضع خطط قابلة للتنفيذ لتحقيقها بفعالية.	- تحديد الأهداف: استخدم أهداف SMART لتحديد أهداف واضحة ومحددة تتوافق مع التطلعات الشخصية أو التنظيمية، مما يضمن الوضوح والتركيز على النتائج المرجوة. - ادارة الأداء: تطبيق الإطار لتقييم التقدم والأداء مقابل معايير محددة مسبقًا، وتحديد مجالات التحسين والتعديل حسب الحاجة. - تخطيط المشروع: استخدم أهداف SMART لإنشاء خطط قابلة للتنفيذ وجداول زمنية لتنفيذ المشروع، مما يضمن إكمال المهام بكفاءة وفي الموعد المحدد.
أكل الضفدع	أكل الضفدع هي كناية عن معالجة المهام الأكثر تحديًا أو غير السارة أول شيء في الصباح، بدلاً من المماطلة أو تأخيرها. ومن خلال معالجة المهام الصعبة في وقت مبكر من اليوم، يمكن للأفراد التغلب على الجمود، والحد من القلق، وبناء الزخم لبقية اليوم.	- إدارة الأولويات: استخدم Eating the Frog لتحديد أولويات المهام بناءً على أهميتها ومعالجة المهام الصعبة أو الحرجة عندما تكون مستويات الطاقة في أعلى مستوياتها وتكون عوامل التشتيت في أدنى مستوياتها. - منع المماطلة: قم بتطبيق هذه التقنية للتغلب على المماطلة من خلال معالجة المهام الصعبة على الفور وتجنب إغراء تأخيرها أو تجنبها. - الحد من التوتر: استخدم "أكل الضفدع" لتقليل التوتر والقلق المرتبط بالمهام الشاقة عن طريق تقسيمها إلى خطوات أصغر يمكن التحكم فيها.
دفعة معالجة	دفعة معالجة يتضمن تجميع المهام أو الأنشطة المتشابهة معًا وإكمالها على التوالي خلال إطار زمني محدد. من خلال تجميع المهام، يمكن للأفراد تقليل تبديل السياق، وتبسيط سير العمل، وتحسين الكفاءة من خلال الاستفادة من الزخم والتركيز.	- كفاءة سير العمل: استخدم المعالجة المجمعة لتبسيط المهام المتكررة وتحسين سير العمل عن طريق تقليل الانقطاعات وزيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى خلال فترات زمنية مخصصة. - تحسين الوقت: تطبيق هذه التقنية للاستفادة بشكل أفضل من الوقت المتاح من خلال التركيز على أنواع محددة من المهام أو الأنشطة خلال فترات محددة، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو جدولة الاجتماعات. - توحيد المهام: استخدم المعالجة المجمعة لدمج المهام أو المهمات ذات الصلة، مثل المهمات أو العمل الإداري، في جلسات فعالة ومركزة.
قانون باركنسون	قانون باركنسون ينص على أن العمل يتوسع ليملأ الوقت المتاح لإنجازه. ومن خلال إدراك هذا الاتجاه، يمكن للأفراد تحديد مواعيد نهائية واقعية وخلق شعور بالإلحاح لإنجاز المهام بشكل أكثر كفاءة. يؤكد هذا المبدأ على أهمية وضع القيود وإدارة الوقت بفعالية لمنع المهام من الاستمرار إلى أجل غير مسمى.	- تحديد الموعد النهائي: استخدم قانون باركنسون لتحديد مواعيد نهائية تخلق إحساسًا بالإلحاح وتشجع على إنجاز المهام في الوقت المناسب، مما يمنع المماطلة ويعزز الإنتاجية. - إدارة الوقت: تطبيق مبدأ إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية من خلال وضع حدود لمدة المهمة وتخصيص الموارد على أساس الوقت المتاح، مما يضمن إكمال المهام بكفاءة ودون تأخير غير ضروري. - تخطيط المشروع: استخدم قانون باركنسون لتخطيط المشاريع وتخصيص الموارد بطريقة تعمل على تحسين الإنتاجية وتمنع المهام من التوسع إلى ما هو أبعد من الحدود المعقولة.
زين إلى تم (ZTD)	زين إلى تم (ZTD) هو نظام إنتاجي مستوحى من فلسفة ومبادئ Zen. ويؤكد على البساطة والتركيز واليقظة في إدارة المهام وتحقيق الأهداف. تشجع ZTD الأفراد على تبني عادات مثل التقاط الأفكار ومعالجة المهام وتخطيط الإجراءات والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة لتعزيز الإنتاجية والرفاهية.	- معلومة معتادة: استخدم Zen to Done لتطوير عادات وإجراءات إنتاجية تدعم تحقيق الأهداف والرفاهية، مثل التخطيط اليومي ومعالجة المهام والمهمة الفردية. - ممارسة اليقظة الذهنية: تطبيق الإطار لتنمية اليقظة الذهنية والوعي في الأنشطة اليومية، وتعزيز المزيد من الحضور والقصد في إدارة المهام وصنع القرار. - التركيز على البساطة: استخدم Zen to Done لتبسيط سير العمل وتقليل التعقيد في إدارة المهام وتعزيز الوضوح والكفاءة وراحة البال.
إنجاز الأمور (GTD)	إنجاز الأمور (GTD) هي منهجية إنتاجية طورها ديفيد ألين. ويؤكد على التقاط جميع المهام والالتزامات، وتوضيح الإجراءات التالية، وتنظيم المعلومات، والمراجعة بانتظام، واتخاذ الإجراءات. يساعد GTD الأفراد على إدارة الإرهاق وزيادة التركيز وتحقيق إنتاجية خالية من التوتر من خلال توفير نهج منظم لإدارة المهام وتنظيمها.	- ادارة المهام: استخدم GTD لالتقاط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها بفعالية، مما يضمن عدم إغفال أي شيء والوفاء بالالتزامات باستمرار. - معالجة المعلومات: تطبيق المنهجية لإدارة الحمل الزائد للمعلومات وتقليل الفوضى العقلية من خلال معالجة المدخلات في العناصر القابلة للتنفيذ والمواد المرجعية بشكل منهجي. - الحد من التوتر: استخدم GTD للتخفيف من التوتر والإرهاق من خلال تحديد أولويات واضحة، والحفاظ على نظام موثوق به لإدارة المهام، واتخاذ إجراءات حاسمة بشأن الخطوات التالية.
تجميع المهام	تجميع المهام يتضمن تجميع المهام المتشابهة معًا وإكمالها في جلسات مركزة، بدلاً من معالجتها بشكل فردي على مدار اليوم. ومن خلال تجميع المهام، يمكن للأفراد تقليل عوامل التشتيت وتبسيط سير العمل وتحسين الكفاءة من خلال الاستفادة من الزخم والتركيز.	- العمل المركز: استخدم تجميع المهام لإنشاء فترات زمنية مخصصة لأنواع محددة من المهام، مثل مراسلات البريد الإلكتروني أو العمل الإداري أو المشاريع الإبداعية، مما يتيح تركيزًا أعمق وإنتاجية أعلى. - تحسين سير العمل: قم بتطبيق التقنية لتبسيط سير العمل وتقليل الانقطاعات من خلال دمج المهام المماثلة في جلسات فعالة دون انقطاع، مما يسمح بانتقالات أكثر سلاسة للمهام وزيادة الإنتاجية. - إدارة الوقت: استخدم تجميع المهام لإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية من خلال تخصيص فترات زمنية محددة لأنواع مختلفة من الأنشطة، مما يضمن حصول جميع المهام على الاهتمام وإكمالها بكفاءة.
مصفوفة إدارة الوقت	• مصفوفة إدارة الوقت، الذي شاعه ستيفن كوفي، يصنف المهام إلى أربعة أرباع بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها: الربع الأول (عاجل ومهم)، الربع الثاني (غير عاجل ولكنه مهم)، الربع الثالث (عاجل ولكن ليس مهمًا)، والربع الرابع (غير عاجل وغير مهم). يساعد هذا الإطار الأفراد على تحديد أولويات المهام، والتركيز على الأنشطة عالية التأثير، وتجنب قضاء الوقت في مهام منخفضة القيمة.	- تحديد أولويات المهمة: استخدم مصفوفة إدارة الوقت لتصنيف المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها، مما يتيح اتخاذ قرارات أفضل وتخصيص الموارد. - تحسين الإنتاجية: قم بتطبيق الإطار لتحديد مهام الربع الثاني والتركيز عليها - المهمة ولكنها ليست عاجلة - مثل التخطيط وبناء العلاقات والتطوير الشخصي، لتحقيق أقصى قدر من النجاح والإشباع على المدى الطويل. - الحد من التوتر: استخدم مصفوفة إدارة الوقت لتقليل التوتر والإرهاق من خلال معالجة المهام العاجلة على الفور وإدارة المواعيد النهائية بشكل استباقي، والحد من أزمات اللحظة الأخيرة وزيادة الفعالية الشاملة.