Visitor Management System merupakan salah satu bagian implementasi dari cubeacon. Untuk memonitoring, mengontrol dan mengamankan semua aktivitas yang berjalan di dalam sebuah gedung perkantoran.
Visitor Managament System dapat mencatat detail pengunjung seperti waktu check-in dan check-out pengunjung, tujuan kunjungan, orang yang akan mereka temui, nomor kontak pengunjung, live posisi pengunjung saat ini dan meningkatkan pengelolaan pengunjung berdasarkan laporan analitik yang dapat dikonfigurasi.
Silent alarm dapat di bangkitkan di dalam sistem ketika pengunjung berada di area yang tidak seharunya dikunjungi atau area terbatas.
Dalam menunjang Visitor Management System menggunakan 2 perangkat cubeacon yaitu Cubeacon Card dan Cubeacon Reader.
Cubeacon Card merupakan perangkat keras berupa sensor berbentuk kartu yang di tempelkan pada kartu ID pengunjung. Cubeacon card berfungsi mengirimkan sinyal bluetooth 4.1 atau bluethooth low energy (BLE).
Cubeacon Reader adalah perangkat untuk membaca sensor Cubeacon Card. System ini bekerja dengan cara membaca posisi pengunjung, cubeacon card mengirimkan sinyal aktif kepada reader melalui media pengiriman Bluetooth 4.1 atau ble, kemudian Cubeacon Reader akan mengirimkan data lokasi pengunjung ke server untuk dapat diolah kemudian.
Media komunikasi yang menghubungakan Cubeacon Reader dengan server dapat menggunakan Wi-Fi yang terhubung dengan Access Point atau jaringan LAN secara langsung terhubung dengan switch jaringan. Untuk penempatan atau pemasangan Cubeacon Reader ini dapat di tempelkan di langit-langit atap atau di tempat yang nantinya tanpa halangan dapat mengcover secara baik sinyal dari posisi Pengunjung tersebut berada.
Selain 2 perangkat tersebut di atas, dalam Visitor Managament System juga menggunakan OCR (optical character recognition) untuk memudahkan petugas dalam menginput data dari pengunjung.
Dalam pengoperasianya OCR tersebut dapat membaca data dari KTP, SIM, passport dan identitas lainya (harus di register terlebih dahulu tipe data identitas baru) untuk langsung memasukkan data ke sistem secara otomatis dengan cara merubah data gambar ke teks.
Visitor Management System juga punya beberapa modul solusi yaitu Smart Employee untuk absensi karyawan dan Smart Workplace salah satu contohnya dalam penjadwalan ruangan rapat.
