广东
举报
大家在查询档案时，常用的是哪种搜索方式？关键词搜索、全文搜索，亦或有其他的搜索“组合技”？
说起来，要在茫茫数据库中精准搜索出所需档案，说简单却也不简单，这需要操作用户对所需档案有清晰的认知，并且要选对搜索方式、用准关键词，搜索才能更快更准。
在不同情景下，用哪种搜索方式更高效？今天，小博就以会博通文件、档案、知识一体化管理系统为例，分享几种常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及应用场景：
1、关键词搜索
适用于模糊搜索，或通过组合关键词精准搜索
2、二次搜索
在搜索结果上二次筛选，适用于限定搜索范围或精准搜索
3、组合检索
适用于多条件组合、精准搜索，或针对文件某一特定属性（如归档日期）搜索
4、全文检索/OCR识别全文检索
针对文件内容进行识别，可搜索出包含指定文字内容的文件（或图片）
5、搜索类（会博通创新搜索技术）
适用于常态化的搜索需求，并支持动态反馈，自动将新归档且合条件的文件汇总在内
（会博通系统-搜索平台界面示例）
1、关键词搜索
关键词搜索，可以直接输入单个关键词，也可以组合输入多个关键词，在关键词与关键词之间插入空格即可。
假设，现在需搜索一份通知，主题是关于吴刚的职位任免。根据需求，我们可提炼出3个关键词“吴刚”、“任免”、“通知”，组合输入“吴刚空格任免空格通知”搜索，即得出精准结果。
一般来说，应用关键词组合能快速得出精准结果，但这需要用户对文件有一定了解，并应用到恰当的关键词。
当用户不清楚该用哪些关键词组合时，可先输入单个关键词模糊搜索，并通过二次搜索进一步精确筛选。
2、二次搜索
二次搜索，是在已有搜索结果的基础上再次搜索，搜索结果会更加精准、直接。
比如，现在需用到一份适用于机关单位的案卷目录，但不清楚文件具体命名。这里我们先输入关键词“目录”搜索，系统反馈了117个搜索结果。
接着，输入“机关”并点击二次搜索，即在已有的117个结果上二次筛选，结果范围立即大大缩小，可快速定位到所需文件。
3、组合检索
组合搜索，可设定的搜索限定条件更细、更多。可通过文件的特定属性，比如责任人、存放地点、甚至归档日期等，快速搜寻某类文件；亦可将关键词与特定属性组合检索，精准定位到所需文件。
在会博通系统内，组合检索的设置方法非常灵活。
假设，现在我们需检索一份由系统管理员发布的、保管期限为永久的会议文件，通过组合条件来检索：
（1）在基本选项区，可设置检索词、起始日期、限定类型等。
（2）在组合检索条件生成区，检索条件可多层叠加，错选时也可一键删除；系统提供的条件选项十分全面，除了包括主题、责任者、编号、密级等10多个大项外，还有近百项附加属性可选，如部门、成文日期、档案类型、档案状态、归档日期等等，囊括了多种档案常见属性。在这里，我们添加了如图3个检索条件。
（3）组合逻辑可选择并且（缩小检索范围、检索更精）、或者（扩大检索范围、检索更全）、并且不（划去非检索范围、检索更准），可帮助快速界定检索范围。这里我们3个条件都应用到并且的逻辑，快速定位到了所需文件范围。
总的来说，组合检索可更精准地界定检索范围，可选择的组合方式及检索条件也更多样化，可帮助用户更快、更高效地达到搜索目的。
4、全文检索/OCR识别全文检索
全文检索，是针对文件内容进行检索。我们可以通过一段文字来检索对应的文件，比如通过文章标题找到文章文件、通过会议主题来找到会议记录文件等等。
如下图，输入一段关键词，系统会自动对文件内容进行识别，并在结果中反馈出包含该内容的相关文件，及与关键词相关的最佳匹配段落。关键词自动高亮，帮助快速定位到所需内容。
会博通系统支持OCR识别全文检索，如上图例子，可直接检索出包含关键词内容的PDF文件。即便是PDF、JPG等图片格式，也能通过OCR智能识别、快速反馈在结果中。
如果企业组织的档案库中包含大量PDF、JPG等格式的文件，配上OCR功能会非常实用方便，亦可应用在证照、票据等文件的搜索上，可大大提升搜索效率。
5、搜索类
如果经常要搜索某类文件，或常常要重复设置特定的组合条件，有一个快速直达的搜索方法——搜索类。
搜索类，是会博通创新的一项信息搜索技术——它能将用户常用的搜索需求固化下来，相当于将指定需求“打包”好，再通过固定分类节点呈现，更快更直接，免去大量重复操作。
比如，某部门内常常需搜索采购合同，那就可建立专门的“采购合同”搜索类，有权限的成员直接点开就能找到所需档案。
并且，搜索类支持分层建立。比如，在上述示例的搜索类下，还可建立如“金额大于10万元”、“金额小于等于10万元”的子搜索类，让搜索结果更细化呈现。
搜索类支持自动更新，后续录入的归档文件，只要符合搜索条件，会自动汇总在对应的搜索类下，搜索结果还可导出Excel表格，协作、查用都非常便捷。
会博通，让文档为组织赋能
会博通系统内的搜索与查阅，是与权限相对应的。用户需具备相应的权限，才能进行搜索或查阅，确保档案的应用与工作职能相符，也能更好保障档案信息安全。
会博通在档案管理行业专注超30年，技术积累深厚，系统成熟，功能丰富。接下来，将会继续深耕技术研发，致力推出更多实用、好用的档案管理产品和功能，助力企业组织发挥档案管理的更大效能。
特别声明：以上内容(如有图片或视频亦包括在内)为自媒体平台“网易号”用户上传并发布，本平台仅提供信息存储服务。
Notice: The content above (including the pictures and videos if any) is uploaded and posted by a user of NetEase Hao, which is a social media platform and only provides information storage services.
