临近2020年底，大多数企业都在着手准备明年的经营计划，随着公司规模的发展、经营预算的变动以及租约时间的临近，不少企业都会考虑换租搬迁，而“退租”正是第一只“拦路虎”。 如何攻克写字楼退租这一“老大难”？今天我们来说说退租的六个注意事项。
1
退租的两种情况
退租的情况也分多种，一种是租约自然到期，企业顺其自然进行退租，这是最不费劲的一个退租过程，一切按照写字楼物业的退租流程进行即可。 另一种则是手续更冗杂、成本更高的提前退租。 提前退租是一种违约行为，需要支付一定金额的违约金，在大多数情况下，公司都会充分考虑违约前后的成本再决定是否提前退租。当然也有较为突然的临时退租情况，在今年上半年的特殊时期中，就有不少公司宁可支付大笔违约金也不惜退租换租。 如果要进行提前退租，那么势必要对曾经签署的租赁合同进行详细分析，看看有没有明确标注违约金的组成部分、押金的返还方式、转租限制、及是否需要恢复原始装修等。如果没有规定转租限制，那么就为我们减少退租亏损提供了一个切入口：将写字楼转租出去，这个在后文中我们会谈到。
2
违约金金额与谈判
提前退租最大的成本就是违约金，我们来说说违约金。 违约金的数额是由企业和房东双方事先约定过的，在租赁合同中，一般都有对违约金的明确标注，违约金的金额经常被设置为押金金额，方便进行计算。 如果约定的违约金过高或者过低，都可以与房东协商是否能降低，如果约定的违约金超过实际损失30%，可以认定违约金过高，要求降低。 这里还需要注意的是，对于已支付但未使用的租金，要关注是否退回以及退回金额。因为在许多合同里，不会约定违约情况下未使用的房租是否退回，这就导致部分房东拒绝退钱，协商起来较为麻烦，如果通过法律途径解决又很耗费精力，所以需要在协商违约金时一并考虑。 违约金的协商谈判决定了影响着最后的违约金额，所以在沟通时需要注意一些小技巧，如“动之以情、晓之以理”，先谈对于房东的歉意，再谈公司经营的艰难，接着从房东利益出发，告知能够帮忙找租客、遗留装修能帮助他提高租金、遗留的办公用具能让下家继续使用等，通过协商，可以尽可能将违约金降低。
3
退租时的装修状态？
在违约金以外，还有一个关键项目也会较大地影响退租成本，即写字楼装修状态。 在部分租赁合同中，会规定退租后房屋按原状返还，这就导致在退租搬迁的忙碌节点，企业还需要花费人力物力进行装修拆除，不仅增加了时间成本，同时也要花费不菲的装修恢复款，有的公司在装修恢复上的花费，甚至达到了原始装修价格的三分之一及以上。 如果需要对原装修进行拆除，这里建议与房东协商合同期截止日期外，再争取一周或更多的搬迁和装修恢复期。 企业退租成本中，提前退租的违约金和装修恢复金占据了较大一部分，在此之外，还有搬家费用、水电结算、物业费结算等费用，需要留心的是，因为涉及公司缴税问题，在赔付违约金时需要索取发票，如果是押金作为违约赔偿金，则要留心这部分押金是否已经开过发票，需要和房东约定这部分发票的税金由谁承担。
4
退租具体流程
办理写字楼退租手续，不同的物业有不同的流程，但都大同小异，主要包含以下几个流程： 提前申请：公司提前2-3个月甚至更早时间与房东沟通退租事项，沟通退租时间，具体时间参考租约规定； 违约金清算：如果是提前退租，则需要与房东沟通违约金数额，在上文中我们都已经详解，此处不再赘述； 房屋验收：房东或物业对办公室进行检查验收，会确认房屋内部设施设备是否完好，如果退租需要恢复原始装修，那么需要提前进行； 费用结算：在约定时间，将物业费、水电费、暖气费、管理费等费用进行结算，物业方确认无欠款； 家具搬出：在所有手续办结后，协商时间将所有办公家具搬出； 押金返还：在退租手续办结后的约定天数内，会将剩余押金退回公司账户。
5
转租的注意事项
就如前文所说，转租是一个“曲线退租”的好方法，能够减少退租损失，但转租的风险也很明显。 首先是要明确是否拥有转租权。在考虑转租时，应该查阅租赁合同中是否拥有转租权，明确这一点后，再开始寻找租户。 而转租本身的风险在于，寻找合适租户耗费的时间不确定，有可能剩余的租赁时间不过三四个月，但是找到租户就耗费了一两个月的时间，期间的租期损失暂且不提，还有为转租花费的人力物力等，得不偿失。 所以考虑转租时，可以针对自身的情况进行具体分析，哪些情况比较适合转租？ 剩余租期长，且合同上注明或与房东协商可转租的情况下，可以联系专业的写字楼经纪人挂上租赁平台，利用其客户资源进行转租。 违约金非常高且剩余租期较长，譬如违约金超过了三个月的房租，那么可以考虑转租减免损失。 值得一提的是，写字楼转租的期限一般为1-2个月，如果超过2个月还没有转租出去，建议放弃转租，考虑与房东协商违约金。
6
及时办理变更登记
最后需要注意的是，当公司地址变动后，需要及时办理变更登记，因为很多证件都是与公司地址相关的，所以一定要及时做好信息更新。 第一步就要做工商变更，在此之外还有税务变更、银行地址变更等。 如果公司有注册商标，还需要进行商标地址变更，否则第三方可以根据商标法的相关规定，向商标局撤销此商标；如果公司经营范围包含进出口贸易的，那么涉及进出口权的相关证件也需要变更。 写字楼退租，看上去“轻巧”，但实际操作起来，弯弯绕绕真的很多，这些注意事项，切记！